Délégué
Planifier ses visites, rédiger ses rapports et envoyer son débrief.
Ce guide couvre votre journée de délégué : préparer la semaine, rédiger les rapports de visite et envoyer le débrief.
La journée d'un délégué
Vidéo à venir
Planifier une visite
- Ouvrez Mon Planning, puis touchez Planifier.
- Choisissez la structure, le contact, la date et l'heure. Ajoutez des notes si besoin.
- Validez : la visite apparaît dans la section À venir.
Seuls les contacts de vos zones (secteurs) sont proposés.
Le message « Aucune zone assignée » signifie que votre manager ne vous a pas encore attribué de secteur. Contactez-le : sans zone, aucun contact n'est visible.
Le planning est classé en trois sections :
- Aujourd'hui : vos visites du jour, avec le bouton Rédiger le rapport.
- En retard : les visites passées sans rapport. Clôturez-les par un rapport ou annulez-les.
- À venir : les visites des jours suivants.
Envoyer le planning de la semaine
Chaque semaine, vous envoyez votre planning de référence à votre superviseur.
- Planifiez au moins une visite pour la semaine suivante.
- Sur la carte Planning de référence, touchez Envoyer mon planning. L'envoi est ouvert du vendredi 12h au samedi soir.
- Votre superviseur le valide ou demande une modification.
- Si une modification est demandée, lisez son commentaire, corrigez puis touchez Renvoyer mon planning corrigé.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente de validation | Le superviseur n'a pas encore répondu. |
| Validé par votre superviseur | Tout est en ordre. |
| Validé automatiquement | Sans réponse, le planning est validé le lundi à 0h. |
| Modification demandée | Corrigez et renvoyez votre planning. |
| Non validé | La modification demandée n'a pas été renvoyée à temps. |
Rédiger un rapport de visite
Touchez le bouton central de la barre du bas, ou Rédiger le rapport depuis une visite planifiée.
- Choisissez le contact visité. Laissez la structure vide pour qu'elle soit détectée par GPS.
- Ajoutez les produits présentés (au moins un), avec la quantité et le prix si une commande est prise.
- Indiquez la réaction du contact : Très intéressé, Neutre ou Réticent. Ajoutez un commentaire si utile.
- Si une commande est obtenue, cochez-la. En Premium, joignez la photo du bon de commande.
- Fixez la prochaine visite : 1 semaine, 2 semaines, 1 mois ou une date précise.
- Touchez Valider le rapport.
La position GPS est enregistrée automatiquement. Si le GPS est indisponible, le rapport est accepté sans coordonnées. Juste après, Delemed vous propose de saisir un relevé de distribution pour une pharmacie (Premium).
Pas de réseau ? Le rapport est sauvegardé sur le téléphone et envoyé automatiquement à la reconnexion. Le bandeau en haut de l'écran indique le nombre d'éléments en attente.
Corriger ou annuler une visite
- Corriger : vous pouvez modifier le contenu du rapport. Le contact, la position GPS et l'heure restent verrouillés.
- Annuler : choisissez un motif (mauvais contact, doublon, test, autre). L'annulation est définitive ; la visite reste visible, barrée.
Envoyer le débrief du jour
En fin de journée, résumez votre journée en quelques lignes : ce qui s'est bien passé, les difficultés, les demandes des médecins. Votre superviseur et votre manager le lisent. Une alerte « Débrief d'hier manquant » s'affiche si vous l'avez oublié.
Suivre vos objectifs
L'écran Mes objectifs affiche le nombre de visites attendues par jour pour chaque famille de contacts, et votre avancement. Les objectifs sont fixés par le manager et répartis par votre superviseur (Premium).
Erreurs fréquentes
- Je ne trouve pas un contact : il n'est pas dans vos secteurs, ou sa ville n'est pas renseignée. Signalez-le à votre manager.
- Le bouton « Envoyer mon planning » est grisé : vous êtes en dehors de la période d'envoi, ou aucune visite n'est planifiée.
- Le GPS ne s'enregistre pas : autorisez la localisation pour Delemed dans les réglages du téléphone. Le GPS n'est actif que pendant les heures de travail du laboratoire.